Как составить проектный план и не пожалеть о нем через пару месяцев

Успешность проекта часто зависит от того, что происходит до его старта. Неправильный расчет сроков, проблемы в коммуникации с клиентом или внутри команды, переоценка своих возможностей — и вот вы рискуете не просто поработать в выходной один раз, а сорвать все сроки и в конечном итоге провалить проект. Хотите этого избежать? Мы поможем вам!
Успешность проекта часто зависит от того, что происходит до его старта. Неправильный расчет сроков, проблемы в коммуникации с клиентом или внутри команды, переоценка своих возможностей — и вот вы рискуете не просто поработать в выходной один раз, а сорвать все сроки и в конечном итоге провалить проект. Хотите этого избежать? Мы поможем вам!

Навигация по материалу

Совет 1: разбивайте крупные этапы на более мелкие задачи

Совет 1: разбивайте крупные этапы на более мелкие задачи

Принцип прост: чем масштабнее задача, тем труднее к ней подступиться. Конечно, глобальные и амбициозные цели великолепно смотрятся на бумаге, но их выполнение практически невозможно контролировать, если они не разбиты на понятные этапы. Непросто придется и проектной команде: как выстраивать работу, если они будут знать только картинку идеального результата? А еще такой подход негативно влияет на мотивацию: неопределенность и невозможность легко достичь целей своей работы снижают продуктивность команды и отрицательно влияют на микроклимат внутри коллектива.

Выделяйте в каждой крупной задаче несколько этапов с понятными и измеримыми результатами. Такое дробление позволит вам вовремя распознать возможные проблемы и внести коррективы, пока они не превратились в снежный ком, способный похоронить ваш проект. А команда, у которой есть четкий краткосрочный план, не растеряет заряженность на работу и веру в конечный результат.
Принцип прост: чем масштабнее задача, тем труднее к ней подступиться. Конечно, глобальные и амбициозные цели великолепно смотрятся на бумаге, но их выполнение практически невозможно контролировать, если они не разбиты на понятные этапы. Непросто придется и проектной команде: как выстраивать работу, если они будут знать только картинку идеального результата? А еще такой подход негативно влияет на мотивацию: неопределенность и невозможность легко достичь целей своей работы снижают продуктивность команды и отрицательно влияют на микроклимат внутри коллектива.

Выделяйте в каждой крупной задаче несколько этапов с понятными и измеримыми результатами. Такое дробление позволит вам вовремя распознать возможные проблемы и внести коррективы, пока они не превратились в снежный ком, способный похоронить ваш проект. А команда, у которой есть четкий краткосрочный план, не растеряет заряженность на работу и веру в конечный результат.

Совет 2: планируйте сроки вместе с исполнителями

Совет 2: планируйте сроки вместе с исполнителями

Менеджеры, которым нужно рассчитать сроки, ресурсы и численность команды, часто опираются на анализ своих успешно завершенных проектов. Подход верный, но только в том случае, если работаете с одной и той же командой во всех проектах. Помните: ваши коллеги могут быть профессионалами в своей области, но при этом не разбираться именно в той узкой задаче, которую вы хотите им поручить. Например, редактор с 10-летним опытом работы в продажах может не до конца понимать, как обращаться с текстами для детской книги. Скорее всего, он выполнит задачу, но ему понадобится дополнительное время на подготовку. Разрабатывайте этапы проекта вместе с командой, чтобы подобные вещи были для вас не неожиданностью, а частью плана. Исполнитель может знать какую-то важную деталь, которую вы можете упустить, если принимаете решение в одиночку.

Если же ваша команда ранее не работала с какой-то задачей или сомневается, что сможет реализовать её без подготовки, заложите на работу над ней больше времени. В AIC выделяют три типа задач в проекте:
задачи, известные команде
(на них не потребуется дополнительного времени)
задачи, которые команда не выполняла, но понимает, как это сделать
(умножить обычное время на 1,5−2)
задачи, которые команде не знакомы
(умножить на 2−3)
Может показаться, что вы перестраховываетесь и затягиваете проект, но на самом деле вы оберегаете себя и команду от конфликтов, лишнего стресса и переработок. Они неизбежно возникнут, если проект перестанет укладываться в сроки.
Менеджеры, которым нужно рассчитать сроки, ресурсы и численность команды, часто опираются на анализ своих успешно завершенных проектов. Подход верный, но только в том случае, если работаете с одной и той же командой во всех проектах. Помните: ваши коллеги могут быть профессионалами в своей области, но при этом не разбираться именно в той узкой задаче, которую вы хотите им поручить. Например, редактор с 10-летним опытом работы в продажах может не до конца понимать, как обращаться с текстами для детской книги. Скорее всего, он выполнит задачу, но ему понадобится дополнительное время на подготовку. Разрабатывайте этапы проекта вместе с командой, чтобы подобные вещи были для вас не неожиданностью, а частью плана. Исполнитель может знать какую-то важную деталь, которую вы можете упустить, если принимаете решение в одиночку.

Если же ваша команда ранее не работала с какой-то задачей или сомневается, что сможет реализовать её без подготовки, заложите на работу над ней больше времени. В AIC выделяют три типа задач в проекте:
задачи, известные команде (на них не потребуется дополнительного времени)
задачи, которые команда не выполняла, но понимает, как это сделать (умножить обычное время на 1,5−2)
задачи, которые команде не знакомы (умножить на 2−3)
Может показаться, что вы перестраховываетесь и затягиваете проект, но на самом деле вы оберегаете себя и команду от конфликтов, лишнего стресса и переработок. Они неизбежно возникнут, если проект перестанет укладываться в сроки.

Совет 3: составьте понятную матрицу ответственности

Совет 3: составьте понятную матрицу ответственности

Работа над проектом требует четкого распределения обязанностей и ответственности внутри команды. Эту задачу стоит решить одной из первых, а её результат должен быть известен и понятен всем в вашей команде. Если этого не сделать, то уже на первых этапах работы над проектом среди ваших сотрудников начнутся споры о том, кто должен выполнить ту или иную работу. А ещё появятся задачи, которые никто не будет выполнять, потому что они окажутся вне зоны чьей-либо ответственности.

Конечно, предусмотреть всё заранее очень сложно, и с большой вероятностью вам придется вносить корректировки и перераспределять полномочия уже после запуска проекта. Тем не менее гораздо проще менять уже действующий механизм, чем пытаться реанимировать тот, что вообще не работает.

Помните о том, что распределение обязанностей и план вашей работы нельзя держать в секрете от команды. Любой сотрудник должен знать, к кому и по какому вопросу он может обратиться, с кем ему согласовывать свою работу. Упростить работу в этом направлении вам помогут программы-помощники: Jira, Asana, Trello, Miro, Wrike, Comindware и другие. Главное: план, существующий только в вашей голове и не известный работникам, фактически не существует. Работает только то, что известно и понятно вашей команде.
Работа над проектом требует четкого распределения обязанностей и ответственности внутри команды. Эту задачу стоит решить одной из первых, а её результат должен быть известен и понятен всем в вашей команде. Если этого не сделать, то уже на первых этапах работы над проектом среди ваших сотрудников начнутся споры о том, кто должен выполнить ту или иную работу. А ещё появятся задачи, которые никто не будет выполнять, потому что они окажутся вне зоны чьей-либо ответственности.

Конечно, предусмотреть всё заранее очень сложно, и с большой вероятностью вам придется вносить корректировки и перераспределять полномочия уже после запуска проекта. Тем не менее гораздо проще менять уже действующий механизм, чем пытаться реанимировать тот, что вообще не работает.

Помните о том, что распределение обязанностей и план вашей работы нельзя держать в секрете от команды. Любой сотрудник должен знать, к кому и по какому вопросу он может обратиться, с кем ему согласовывать свою работу. Упростить работу в этом направлении вам помогут программы-помощники: Jira, Asana, Trello, Miro, Wrike, Comindware и другие. Главное: план, существующий только в вашей голове и не известный работникам, фактически не существует. Работает только то, что известно и понятно вашей команде.

Совет 4: определите ответственных контрагентов

Совет 4: определите ответственных контрагентов

Если проблемы с распределением ответственности внутри команды могут стать причиной дополнительных задержек и снижения темпов работы, то отсутствие быстрого и надежного контакта с заказчиком может привести к более серьезным проблемам. Представьте, что вы закончили важную часть проекта и отправляете её на согласование. А после долгого ожидания и вынужденного простоя получаете обратную связь в стиле: «Мы ожидали совсем не этого, нужно всё полностью переделать». Глобальных причин у такого может быть две: либо у вас вообще отсутствует взаимопонимание с заказчиком, либо вы общаетесь с сотрудником, который не принимает решений по проекту. Этот человек просто доводит до вас мысли того, кто занимается этим на самом деле. Подобных проблем можно избежать уже на этапе планирования проекта: определите, кто именно на стороне заказчика заинтересован в проекте, кто принимает решения по нему, а также чье мнение способно серьезно повлиять на корректировки направлений уже идущей работы.

Некоторые компании сами предоставят вам контакты таких сотрудников, особенно если они сильно заинтересованы в проекте. Но часто бывает так, что заказчик просто закрепляет за проектом ответственного сотрудника, который передает информацию по цепочке. С такими сотрудниками общаться бессмысленно, но чем крупнее ваш заказчик, тем с большей вероятностью такое может произойти. Для того чтобы не переделывать согласованные результаты работы, старайтесь общаться именно с теми, кто принимает решения по проекту.

Как найти этого человека? Для начала попробуйте узнать, к кому лучше обращаться в спорных ситуациях или экстренных моментах. Не лишним будет выслать заказчику дополнительный бриф и указать там контакты для связи. А можно попросить об установочной встрече перед началом проекта — сотрудник, принимающий решения, скорее всего будет там присутствовать, либо будет вынужден присоединиться для ответов на ваши уточняющие вопросы.
Если проблемы с распределением ответственности внутри команды могут стать причиной дополнительных задержек и снижения темпов работы, то отсутствие быстрого и надежного контакта с заказчиком может привести к более серьезным проблемам. Представьте, что вы закончили важную часть проекта и отправляете её на согласование. А после долгого ожидания и вынужденного простоя получаете обратную связь в стиле: «Мы ожидали совсем не этого, нужно всё полностью переделать». Глобальных причин у такого может быть две: либо у вас вообще отсутствует взаимопонимание с заказчиком, либо вы общаетесь с сотрудником, который не принимает решений по проекту. Этот человек просто доводит до вас мысли того, кто занимается этим на самом деле. Подобных проблем можно избежать уже на этапе планирования проекта: определите, кто именно на стороне заказчика заинтересован в проекте, кто принимает решения по нему, а также чье мнение способно серьезно повлиять на корректировки направлений уже идущей работы.

Некоторые компании сами предоставят вам контакты таких сотрудников, особенно если они сильно заинтересованы в проекте. Но часто бывает так, что заказчик просто закрепляет за проектом ответственного сотрудника, который передает информацию по цепочке. С такими сотрудниками общаться бессмысленно, но чем крупнее ваш заказчик, тем с большей вероятностью такое может произойти. Для того чтобы не переделывать согласованные результаты работы, старайтесь общаться именно с теми, кто принимает решения по проекту.

Как найти этого человека? Для начала попробуйте узнать, к кому лучше обращаться в спорных ситуациях или экстренных моментах. Не лишним будет выслать заказчику дополнительный бриф и указать там контакты для связи. А можно попросить об установочной встрече перед началом проекта — сотрудник, принимающий решения, скорее всего будет там присутствовать, либо будет вынужден присоединиться для ответов на ваши уточняющие вопросы.

Совет 5: расставьте приоритеты

Совет 5: расставьте приоритеты

Проект, как и любая задача в жизни, состоит из разных по значимости компонентов. Какие-то из них критически важны для успешного завершения работы, какие-то являются вспомогательными. Одни можно пересмотреть или исключить без особого вреда, а заминки в других могут сорвать сроки сдачи многомесячной работы даже при минимальной задержке. При этом ресурсы и возможности команды ограничены, поэтому вам нужно заранее понимать, на что следует обратить наибольшее внимание перед стартом работы. Никто не хочет распылить время и внимание на второстепенное, при этом забыв о главном.

Один из самых популярных методов, способный помочь вам структурировать задачи проекта по приоритетности, — матрица Эйзенхауэра. Она потребует адаптации под специфику вашего проекта, но поможет как определить приоритеты как во время планирования, так и во время исполнения проекта.
Проект, как и любая задача в жизни, состоит из разных по значимости компонентов. Какие-то из них критически важны для успешного завершения работы, какие-то являются вспомогательными. Одни можно пересмотреть или исключить без особого вреда, а заминки в других могут сорвать сроки сдачи многомесячной работы даже при минимальной задержке. При этом ресурсы и возможности команды ограничены, поэтому вам нужно заранее понимать, на что следует обратить наибольшее внимание перед стартом работы. Никто не хочет распылить время и внимание на второстепенное, при этом забыв о главном.

Один из самых популярных методов, способный помочь вам структурировать задачи проекта по приоритетности, — матрица Эйзенхауэра. Она потребует адаптации под специфику вашего проекта, но поможет как определить приоритеты как во время планирования, так и во время исполнения проекта.

Совет 6: заложите время на ошибки, тестирование и жизненные обстоятельства

Совет 6: заложите время на ошибки, тестирование и жизненные обстоятельства

Даже если вы идеально выполнили все предыдущие пункты из нашего списка — разбили крупные этапы проекта на мелкие задачи, спланировали проект вместе с исполнителями, составили понятную матрицу ответственности, нашли ответственных лиц у заказчика, установили с ними связь и расставили приоритеты — заложите в проект дополнительное время на непредвиденные обстоятельства. Причем сделать это стоит на каждом из этапов проекта: вы не сможете предсказать, когда в вашем офисе отключат свет и когда ваши сотрудники массово уйдут на больничный. К подобным вещам нельзя быть готовым, но можно предусмотреть, что они могут случиться. Если вам повезет и этого не произойдет — у вас появятся несколько драгоценных дней опережения графика, а если же не повезет, то вы из графика не выбьетесь.

Не сбрасывайте со счетов и ошибки, которые неизбежно будете совершать вы и ваша команда. Во время планирования будущего проекта легко поддаться искушению и думать только об удачном конечном результате, досрочно выполненных показателях и положительном отзыве клиента. Но необходимо вовремя остановиться и вспомнить, что путь к ним всегда лежит через доработки, правки, дополнительные тестирования, проверки и «нужно переделать». Если этого не учесть заранее, то в дальнейшем не избежать системных переработок и работы в выходные перед сдачей проекта. Вряд ли ваша команда этому обрадуется, поэтому дайте ей право на ошибку еще тогда, когда и думать об ошибках не хочется.
Даже если вы идеально выполнили все предыдущие пункты из нашего списка — разбили крупные этапы проекта на мелкие задачи, спланировали проект вместе с исполнителями, составили понятную матрицу ответственности, нашли ответственных лиц у заказчика, установили с ними связь и расставили приоритеты — заложите в проект дополнительное время на непредвиденные обстоятельства. Причем сделать это стоит на каждом из этапов проекта: вы не сможете предсказать, когда в вашем офисе отключат свет и когда ваши сотрудники массово уйдут на больничный. К подобным вещам нельзя быть готовым, но можно предусмотреть, что они могут случиться. Если вам повезет и этого не произойдет — у вас появятся несколько драгоценных дней опережения графика, а если же не повезет, то вы из графика не выбьетесь.

Не сбрасывайте со счетов и ошибки, которые неизбежно будете совершать вы и ваша команда. Во время планирования будущего проекта легко поддаться искушению и думать только об удачном конечном результате, досрочно выполненных показателях и положительном отзыве клиента. Но необходимо вовремя остановиться и вспомнить, что путь к ним всегда лежит через доработки, правки, дополнительные тестирования, проверки и «нужно переделать». Если этого не учесть заранее, то в дальнейшем не избежать системных переработок и работы в выходные перед сдачей проекта. Вряд ли ваша команда этому обрадуется, поэтому дайте ей право на ошибку еще тогда, когда и думать об ошибках не хочется.
Разработаем
Будьте уверены: если какой-то процесс связан с работой с персоналом — мы точно поможем.
любой процесс
Погрузимся в задачу и сделаем под ключ: от написания ТЗ до конечного обучения персонала.

Поделитесь контактами и кратко опишите задачу. Мы свяжемся с вами и начнём готовить техническое задание.
и
автоматизируем