Система управления командировками и компенсацей проезда в отпуск для «Норникеля»

Совместно с командой corteos.ru разработали и внедрили систему управления travel-услугами на базе SAP FI-TV и решения Corteos. В результате сотрудники «Норникеля» могут сразу же забронировать нужные билеты, гостиницу и прочие услуги с помощью платформы «Nornickel Booking». При бронировании учитываются корпоративные тарифы и скидки, а вся информация о проезде и проживании автоматически попадает в авансовый отчет.

«Норникель» — лидер горно-металлургической промышленности в России и в мире, производящий металлы, необходимые для развития низкоуглеродной экономики и экологически чистого транспорта.

1

30

место в мире по производству никеля и палладия

лет на рынке

37

80

компаний в составе группы

стран-импортеров продукции

Что произошло?

В последнее время многие крупные корпорации взяли курс на автоматизацию и повышение цифровой зрелости. «Норникель» не стал исключением. У компании возник запрос на полноценную автоматизацию процессов передвижения сотрудников.

Была поставлена задача: создать собственную экосистему бронирования командировочных услуг на основе имеющихся транспортных и туристических ресурсов. Такая система должна была автоматизировать не только бронирование, но и другие процессы: от заведения заявки на командировку до выписки приказа, начисления суточных, покупки билета и завершения командировки, с учетом требований бухгалтерии и законодательства.

В последнее время многие крупные корпорации взяли курс на автоматизацию и повышение цифровой зрелости. «Норникель» не стал исключением. У компании возник запрос на полноценную автоматизацию процессов передвижения сотрудников.

Была поставлена задача: создать собственную экосистему бронирования командировочных услуг на основе имеющихся транспортных и туристических ресурсов. Такая система должна была автоматизировать не только бронирование, но и другие процессы: от заведения заявки на командировку до выписки приказа, начисления суточных, покупки билета и завершения командировки, с учетом требований бухгалтерии и законодательства.

В результате команда Devicon подготовила решение по интеграции платформы corteos.ru и системы SAP для создания корпоративной платформы «NBooking».

Экосистема «NBooking»:

Командировки

покупка билетов, бронирование гостиниц, трансферы

Отпуск

компенсация проезда в рамках определенного лимита

Личные поездки

доступ к услугам платформы с учетом скидок от «Норникеля»

Командировки

покупка билетов, бронирование гостиниц, трансферы

Отпуск

компенсация проезда в рамках определенного лимита

Личные поездки

доступ к услугам платформы с учетом скидок от «Норникеля»

Транспортная нагрузка «Норникеля»

64

15

предприятия

тысяч командировок
в год

72

240

тысячи сотрудников

тысяч туристических поездок

Почему Devicon?

Более 10 лет мы работаем в сфере автоматизации бизнес-процессов в компаниях. Нашим преимуществом является умение внедрять интеграционные автоматизированные проекты в больших корпорациях, сотрудничество с которыми всегда подразумевает взаимодействие с большим количеством специалистов, ответственных за результат проекта, а также многоуровневые согласования результатов проекта с юридической службой и службой безопасности.

Для «Норникеля» наша команда реализовала проект под ключ. Мы полностью организовывали процесс коммуникации между вендером в лице corteos.ru и заказчиком, а также осуществляли контроль бюджета, сроков и рисков. Реализация проекта прошла несколько ключевых этапов.

Как шел проект?

1

Проектирование
Изучили требования и подготовили проектные решения по информационной безопасности и интеграции нашей платформы с системой SAP.

2

Реализация
Подготовили спецификации для разработчиков, приступили к созданию платформы. Проводили частичное внутреннее тестирование системы.

3

Внутреннее тестирование
Провели тестирование всего процесса.

4

Обучение пользователей и тестирование системы

Провели тестирование платформы с заказчиком на основе прописанных ролей. Помогли с обучением сотрудников «Норникеля». Организовали срез знаний для персонала.

5

Промышленная эксплуатация

Перенесли готовое решение в продуктивную систему с присвоением ролей сотрудникам, прошедшим обучение. Обеспечили поддержку самостоятельной работе сотрудников «Норникеля».

6

Передача решения

Обучили сотрудников сервисной линии «Норникеля» и окончательно передали корпоративную платформу.

1

Проектирование
Изучили требования и подготовили проектные решения по информационной безопасности и интеграции нашей платформы с системой SAP.

2

Реализация
Подготовили спецификации для разработчиков, приступили к созданию платформы. Провели частичное внутреннее тестирование системы.

3

Внутреннее тестирование
Провели тестирования всего процесса.

4

Обучение пользователей и тестирование системы

Провели тестирование платформы с заказчиком на основе прописанных ролей. Обучили сотрудников «Норникеля». Организовали срез знаний для персонала.

5

Промышленная эксплуатация

Перенесли готовое решение в продуктивную систему с присвоением ролей сотрудникам, прошедшим обучение. Обеспечили поддержку самостоятельной работе сотрудников «Норникеля».

6

Передача решения

Обучили сотрудников сервисной линии «Норникеля» и окончательно передали корпоративную платформу.

Новая система сделала выбор услуг для сотрудника проще и нагляднее. Теперь процесс стал полностью автоматическим и сквозным: покупка билетов и бронирование гостиницы находится в одном месте.

Как работает система?

Через личный кабинет HR-платформы «Норникеля» сотрудник создает заявку и заполняет необходимые данные (даты, пункт назначения, цель командировки)

Сотрудник перенаправляется на платформу NBooking, где он может заказать себе транспортные услуги и гостиницу с учетом ранее указанных данных и travel-политики компании

Заявка отправляется на согласование руководителю, а также travel-агенту в случае возникновения логистических трудностей

По завершении командировки сотрудник автоматически выгружает авансовый отчет из системы и отправляет его в отдел кадров

1

2

3

4

Результаты

Рост оборота агентства «N-Travel» в 6 раз за год работы экосистемы;
До 60% дисконта от поставщиков услуг и получение возвратной комиссии;
До 30% внешних услуг, обеспечивающих экономическую эффективность экосистемы;
Сокращение затрат компании на командировки сотрудников.

Рост оборота агентства «N-Travel» в 6 раз за год работы экосистемы;
До 60% дисконта от поставщиков услуг и получение возвратной комиссии;
До 30% внешних услуг, обеспечивающих экономическую эффективность экосистемы;
Сокращение затрат компании на командировки сотрудников.

Перспективы

В настоящее время команда «Devicon» продолжает развивать платформу NBooking. Сейчас она внедрена в головном офисе и 3 дочерних компаниях. В дальнейшем планируется расширение проекта. Кроме того, агентство «N-Travel» (НТАВС) также планирует осуществить автоматизацию своей работы. «Devicon» проводит интеграцию NBooking не только с системой SAP, но и с собственной учетной системой агентства «N-Travel» НТАВС.

Разработаем

Будьте уверены: если какой-то процесс связан с работой с персоналом — мы точно поможем.

любой процесс

Погрузимся в задачу и сделаем под ключ: от написания ТЗ до конечного обучения персонала.

Поделитесь контактами и кратко опишите задачу. Мы свяжемся с вами и начнём готовить техническое задание.

и

автоматизируем