Автоматизированная система оформления авансовых отчетов для
ПАО «Газпром нефть»

Разработали и внедрили новую автоматизированную систему учета командировочных расходов и формирования авансовых отчетов сотрудников ПАО «Газпром нефть».

ПАО «Газпром нефть» — компания по добыче нефти, обработке и реализации нефтепродуктов, один из лидеров российского нефтяного рынка.

Раньше система оформления авансовых отчетов ПАО «Газпром нефть» была автоматизирована частично: сотрудники заказывали услуги через систему TravelClick, создавали приказ по командировке в SAP HR, вносили и корректировали данные, подписывали документ простой электронной подписью (ПЭП) и отправляли на согласование по вертикали.

Оформление авансовых отчетов по итогам командировки происходило в бумажной форме — его нужно было подписывать вручную и сдавать в бухгалтерию в комплекте со всеми подтверждающими документами. Бухгалтер самостоятельно проверял документы, а в случае ошибки отправлял их на доработку. Следующим шагом автоматизации процесса командирования был перевод авансовых отчетов в электронный документооборот.

Раньше мы уже сотрудничали с ПАО «Газпром нефть» и знали, как работает система оформления командировок в этой компании. Но главным преимуществом было наше умение внедрять интеграционные автоматизированные проекты в больших корпорациях, сотрудничество с которыми всегда подразумевает взаимодействие с большим количеством специалистов, ответственных за результат проекта, а также многоуровневые согласования результатов проекта с юридической службой и службой безопасности.

Основная сложность заключалась в необходимости объединить данные из различных автоматизированных систем таким образом, чтобы работать с ними было быстрее и удобнее как командируемым сотрудникам, так и бухгалтерам, которые отвечают за отчетность по командировкам. При этом нужно было учесть, что процесс оформления авансовых отчетов требует от них разных действий и разного уровня вовлеченности.

Так, для большинства сотрудников подходит решение, в котором система будет требовать от них минимального количества простых действий. Но вот бухгалтерам простое сокращение количества кликов не подойдет.

Главным недостатком существующей системы оформления авансовых отчетов была незавершенность автоматизации процесса командирования. Чтобы это исправить, необходимо было включить командируемых сотрудников и бухгалтеров в процесс электронного документооборота. Первым требовалось дать возможность подписывать проект авансового отчета в электронной форме, а вторым предоставить инструменты для удобной и быстрой проверки сведений из отчетов, поступающих от сотрудников. В новую систему следовало также включить механизмы сверки данных и контрольные процедуры.

Работу автоматизированной системы оформления авансовых отчетов лучше всего изобразить с точки зрения двух работников ПАО «Газпром нефть» — командируемого сотрудника и бухгалтера.

Успешное внедрение системы автоматизированного оформления авансовых отчетов для ПАО «Газпром нефть», учет отзывов и предложений сотрудников помогут в развитии и масштабировании данного функционала на заинтересованные дочерние общества предприятия.