Автоматизированная система оформления авансовых отчетов для
ПАО «Газпром нефть»
Разработали и внедрили новую автоматизированную систему учета командировочных расходов и формирования авансовых отчетов сотрудников ПАО «Газпром нефть».
Разработали и внедрили новую автоматизированную систему учета командировочных расходов и формирования авансовых отчетов сотрудников ПАО «Газпром нефть».
ПАО «Газпром нефть» — компания по добыче нефти, обработке и реализации нефтепродуктов, один из лидеров российского нефтяного рынка.
ПАО «Газпром нефть» — компания по добыче нефти, обработке и реализации нефтепродуктов, один из лидеров российского нефтяного рынка.
1
25
компания,
наладившая добычу нефти
в Арктике
наладившая добычу нефти
в Арктике
лет истории
2
место в России
по объемам добычи
по объемам добычи
50
стран
присутствия
присутствия
Что произошло?
Что произошло?
Что произошло?
Что произошло?
Раньше система оформления авансовых отчетов ПАО «Газпром нефть» была автоматизирована частично: сотрудники заказывали услуги через систему TravelClick, создавали приказ по командировке в SAP HR, вносили и корректировали данные, подписывали документ простой электронной подписью (ПЭП) и отправляли на согласование по вертикали.
Оформление авансовых отчетов по итогам командировки происходило в бумажной форме — его нужно было подписывать вручную и сдавать в бухгалтерию в комплекте со всеми подтверждающими документами. Бухгалтер самостоятельно проверял документы, а в случае ошибки отправлял их на доработку. Следующим шагом автоматизации процесса командирования был перевод авансовых отчетов в электронный документооборот.
Раньше система оформления авансовых отчетов ПАО «Газпром нефть» была автоматизирована частично: сотрудники заказывали услуги через систему TravelClick, создавали приказ по командировке в SAP HR, вносили и корректировали данные, подписывали документ простой электронной подписью (ПЭП) и отправляли на согласование по вертикали.
Оформление авансовых отчетов по итогам командировки происходило в бумажной форме — его нужно было подписывать вручную и сдавать в бухгалтерию в комплекте со всеми подтверждающими документами. Бухгалтер самостоятельно проверял документы, а в случае ошибки отправлял их на доработку. Следующим шагом автоматизации процесса командирования был перевод авансовых отчетов в электронный документооборот.
Оформление авансовых отчетов по итогам командировки происходило в бумажной форме — его нужно было подписывать вручную и сдавать в бухгалтерию в комплекте со всеми подтверждающими документами. Бухгалтер самостоятельно проверял документы, а в случае ошибки отправлял их на доработку. Следующим шагом автоматизации процесса командирования был перевод авансовых отчетов в электронный документооборот.
Почему Devicon?
Почему Devicon?
Почему Devicon?
Почему Devicon?
Раньше мы уже сотрудничали с ПАО «Газпром нефть» и знали, как работает система оформления командировок в этой компании. Но главным преимуществом было наше умение внедрять интеграционные автоматизированные проекты в больших корпорациях, сотрудничество с которыми всегда подразумевает взаимодействие с большим количеством специалистов, ответственных за результат проекта, а также многоуровневые согласования результатов проекта с юридической службой и службой безопасности.
В чем были трудности?
В чем были трудности?
В чем были трудности?
В чем были трудности?
Основная сложность заключалась в необходимости объединить данные из различных автоматизированных систем таким образом, чтобы работать с ними было быстрее и удобнее как командируемым сотрудникам, так и бухгалтерам, которые отвечают за отчетность по командировкам. При этом нужно было учесть, что процесс оформления авансовых отчетов требует от них разных действий и разного уровня вовлеченности.
Так, для большинства сотрудников подходит решение, в котором система будет требовать от них минимального количества простых действий. Но вот бухгалтерам простое сокращение количества кликов не подойдет.
Так, для большинства сотрудников подходит решение, в котором система будет требовать от них минимального количества простых действий. Но вот бухгалтерам простое сокращение количества кликов не подойдет.
“
Бухгалтер — это важнейший и наиболее задействованный участник проведения авансового отчёта, поэтому сократить его действия лишь до одного подписания невозможно. Однако облегчить работу бухгалтера можно — например, с помощью автоматизации формирования авансового отчёта.
“
Бухгалтер — это важнейший и наиболее задействованный участник проведения авансового отчёта, поэтому сократить его действия лишь до одного подписания невозможно. Однако облегчить работу бухгалтера можно — например, с помощью автоматизации формирования авансового отчёта.
Как шел проект?
Как шел проект?
Как шел проект?
Как шел проект?
Главным недостатком существующей системы оформления авансовых отчетов была незавершенность автоматизации процесса командирования. Чтобы это исправить, необходимо было включить командируемых сотрудников и бухгалтеров в процесс электронного документооборота. Первым требовалось дать возможность подписывать проект авансового отчета в электронной форме, а вторым предоставить инструменты для удобной и быстрой проверки сведений из отчетов, поступающих от сотрудников. В новую систему следовало также включить механизмы сверки данных и контрольные процедуры.
Главным недостатком существующей системы оформления авансовых отчетов была незавершенность автоматизации процесса командирования. Чтобы это исправить, необходимо было включить командируемых сотрудников и бухгалтеров в процесс электронного документооборота. Первым требовалось дать возможность подписывать проект авансового отчета в электронной форме, а вторым предоставить инструменты для удобной и быстрой проверки сведений из отчетов, поступающих от сотрудников. В новую систему следовало также включить механизмы сверки данных и контрольные процедуры.
1
Подготовка
Подготовили и согласовали необходимую документацию, составили проект автоматизированной системы.
Подготовили и согласовали необходимую документацию, составили проект автоматизированной системы.
2
Разработка
Разработали необходимое ПО, установили его на рабочие места бухгалтеров для работы с автоматизированным оформлением авансовых отчетов, заказали выпуск усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП). Это было необходимо для того, чтобы процесс согласования отчета начинался и завершался в электронной форме без применения бумажных носителей.
Разработали необходимое ПО, установили его на рабочие места бухгалтеров для работы с автоматизированным оформлением авансовых отчетов, заказали выпуск усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП). Это было необходимо для того, чтобы процесс согласования отчета начинался и завершался в электронной форме без применения бумажных носителей.
3
Тестирование
Совместно с ПАО «Газпром нефть» тестировали корректность автоматической загрузки заказанных сотрудником командировочных услуг в проект авансового отчета и работу электронных подписей. Тестирование проводилось среди командируемых сотрудников, оформляющих услуги через TravelClick, бухгалтеров и операторов платформы TravelClick.
Совместно с ПАО «Газпром нефть» тестировали корректность автоматической загрузки заказанных сотрудником командировочных услуг в проект авансового отчета и работу электронных подписей. Тестирование проводилось среди командируемых сотрудников, оформляющих услуги через TravelClick, бухгалтеров и операторов платформы TravelClick.
1
Подготовка
Подготовили и согласовали необходимую документацию, составили проект автоматизированной системы.
Подготовили и согласовали необходимую документацию, составили проект автоматизированной системы.
2
Разработка
Разработали необходимое ПО, установили его на рабочие места бухгалтеров для работы с автоматизированным оформлением авансовых отчетов, заказали выпуск усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП). Это было необходимо для того, чтобы процесс согласования отчета начинался и завершался в электронной форме без применения бумажных носителей.
Разработали необходимое ПО, установили его на рабочие места бухгалтеров для работы с автоматизированным оформлением авансовых отчетов, заказали выпуск усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП). Это было необходимо для того, чтобы процесс согласования отчета начинался и завершался в электронной форме без применения бумажных носителей.
3
Тестирование
Совместно с ПАО «Газпром нефть» тестировали корректность автоматической загрузки заказанных сотрудником командировочных услуг в проект авансового отчета и работу электронных подписей. Тестирование проводилось среди командируемых сотрудников, оформляющих услуги через TravelClick, бухгалтеров и операторов платформы TravelClick.
Совместно с ПАО «Газпром нефть» тестировали корректность автоматической загрузки заказанных сотрудником командировочных услуг в проект авансового отчета и работу электронных подписей. Тестирование проводилось среди командируемых сотрудников, оформляющих услуги через TravelClick, бухгалтеров и операторов платформы TravelClick.
Как работает система?
Как работает система?
Как работает система?
Как работает система?
Сотрудник заказывает услуги на платформе TravelClick.
Информация о заказе передается в SAP HR и позже используется для автоматического формирования проекта авансового отчета.
Одновременно TravelClick передает в SAP ERP первичные учетные документы и архив справок о перелете. Эти сведения также подгружаются в SAP HR в качестве приложения к проекту авансового отчета.
С завершением командировки сотрудник получает уведомление и проверяет проект автоматически сформированного авансового отчета. После проверки подписывает его ПЭП. Далее система отправляет отчет в бухгалтерию.
Бухгалтер получает заполненный проект авансового отчета и приложения к нему в SAP HR. Проверяет соответствие пакета прикрепленных документов сведениям из проекта отчета и при необходимости самостоятельно загружает други справки и документы. Затем подписывает его УКЭП за себя и по доверенности от руководителя.
1
2
3
4
5
Таким образом, на выходе мы получили полностью автоматизированный процесс командирования, который передает данные из системы оформления командировок в системы SAP HR и SAP ERP для автоматического формирования авансового отчета и его подписания.
Таким образом, на выходе мы получили полностью автоматизированный процесс командирования, который передает данные из системы оформления командировок в системы SAP HR и SAP ERP для автоматического формирования авансового отчета и его подписания.
Как изменился рабочий процесс?
Как изменился рабочий процесс?
Как изменился рабочий процесс?
Как изменился рабочий процесс?
Работу автоматизированной системы оформления авансовых отчетов лучше всего изобразить с точки зрения двух работников ПАО «Газпром нефть» — командируемого сотрудника и бухгалтера.
Работу автоматизированной системы оформления авансовых отчетов лучше всего изобразить с точки зрения двух работников ПАО «Газпром нефть» — командируемого сотрудника и бухгалтера.
1
Самостоятельно формирует в SAP HR проект авансового отчета, вносит в него все данные о расходах.
Командируемый сотрудник
Раньше
Сейчас
2
Распечатывает оборотную часть отчета
и подписывает её, собирает все подтверждающие документы.
3
Относит подписанный отчет и пакет документов в бухгалтерию.
1
Через несколько дней после командировки получает оповещение от системы о том, что необходимо подписать авансовый отчет. Документ уже сформирован автоматически.
2
Переходит в SAP HR, проверяет корректность указанных сумм
и подписывает отчет ПЭП. Система отправляет документы в бухгалтерию.
и подписывает отчет ПЭП. Система отправляет документы в бухгалтерию.
1
Получает подписанный сотрудником отчет в бумажной форме
и подтверждающие документы.
и подтверждающие документы.
Бухгалтер
Раньше
Сейчас
2
Самостоятельно вносит данные
из проекта отчета и пакета подтверждающих документов в SAP HR. При необходимости запрашивает дополнительные документы
у сотрудника.
из проекта отчета и пакета подтверждающих документов в SAP HR. При необходимости запрашивает дополнительные документы
у сотрудника.
3
Составляет, распечатывает
и подписывает лицевую часть авансового отчета. Получает подпись руководителя командируемого сотрудника на отчете.
и подписывает лицевую часть авансового отчета. Получает подпись руководителя командируемого сотрудника на отчете.
Получает уведомление от системы
о необходимости проверить автоматический сформированный
и подписанный сотрудником авансовый отчет.
о необходимости проверить автоматический сформированный
и подписанный сотрудником авансовый отчет.
1
Проверяет отчет в SAP HR, сверяет данные о расходах и электронный комплект документов по ним.
2
4
Вносит полностью подписанный отчет в пакет документов по командировке
и запускает передачу данных
по командировочным затратам
из системы SAP HR в систему SAP ERP.
и запускает передачу данных
по командировочным затратам
из системы SAP HR в систему SAP ERP.
Подписывает отчет УКЭП в SAP HR, затем подписывает его УКЭП
за руководителя командируемого сотрудника.
за руководителя командируемого сотрудника.
3
Запускает передачу данных
по командировочным затратам
из системы SAP HR в систему SAP ERP.
по командировочным затратам
из системы SAP HR в систему SAP ERP.
4
“
Сейчас система автоматически формирует авансовый отчёт после завершения командировки и вносит в него доступную информацию о расходах. Затем она запускает процесс подписания авансового отчёта и уведомляет об этом сотрудника по электронной почте. Сотруднику остаётся открыть задачу в своём личном кабинете и подписать сформированный отчёт простой электронной подписью. Интерфейс задачи по подписанию прост — отображаются основные данные по командировке и суточным, а также кнопка для подписания отчета. Таким образом, участие сотрудника в процессе удалось сократить вплоть до одного шага, высвободившееся время можно потратить на выполнение своих прямых обязанностей.
Для бухгалтера предусмотрен ряд дополнительных возможностей, которые облегчают его работу: теперь можно отслеживать статус подписания авансового отчёта, быстро решать непредвиденные или ошибочные ситуации (например, подтянуть данные первичных учётных документов в авансовый отчёт или запустить процесс подписания вручную). Подписание отчетов стало более прозрачным и управляемым.
Для бухгалтера предусмотрен ряд дополнительных возможностей, которые облегчают его работу: теперь можно отслеживать статус подписания авансового отчёта, быстро решать непредвиденные или ошибочные ситуации (например, подтянуть данные первичных учётных документов в авансовый отчёт или запустить процесс подписания вручную). Подписание отчетов стало более прозрачным и управляемым.
“
Сейчас система автоматически формирует авансовый отчёт после завершения командировки и вносит в него доступную информацию о расходах. Затем она запускает процесс подписания авансового отчёта и уведомляет об этом сотрудника по электронной почте. Сотруднику остаётся открыть задачу в своём личном кабинете и подписать сформированный отчёт простой электронной подписью. Интерфейс задачи по подписанию прост — отображаются основные данные по командировке и суточным, а также кнопка для подписания отчета. Таким образом, участие сотрудника в процессе удалось сократить вплоть до одного шага, высвободившееся время можно потратить на выполнение своих прямых обязанностей.
Для бухгалтера предусмотрен ряд дополнительных возможностей, которые облегчают его работу: теперь можно отслеживать статус подписания авансового отчёта, быстро решать непредвиденные или ошибочные ситуации (например, подтянуть данные первичных учётных документов в авансовый отчёт или запустить процесс подписания вручную). Подписание отчетов стало более прозрачным и управляемым.
Для бухгалтера предусмотрен ряд дополнительных возможностей, которые облегчают его работу: теперь можно отслеживать статус подписания авансового отчёта, быстро решать непредвиденные или ошибочные ситуации (например, подтянуть данные первичных учётных документов в авансовый отчёт или запустить процесс подписания вручную). Подписание отчетов стало более прозрачным и управляемым.
И еще немного результатов
И еще немного результатов
И еще немного результатов
И еще немного результатов
Процесс подписания авансовых отчетов полностью перешел в электронный вид и стал быстрее на 60−80%
Автоматическая проверка данных в нескольких системах сократила вероятность ошибок в оформлении отчета
Электронный документооборот снизил затраты на печать и хранение документов, а также закупку бумаги
Что дальше?
Что дальше?
Что дальше?
Что дальше?
Успешное внедрение системы автоматизированного оформления авансовых отчетов для ПАО «Газпром нефть», учет отзывов и предложений сотрудников помогут в развитии и масштабировании данного функционала на заинтересованные дочерние общества предприятия.
Успешное внедрение системы автоматизированного оформления авансовых отчетов для ПАО «Газпром нефть», учет отзывов и предложений сотрудников помогут в развитии и масштабировании данного функционала на заинтересованные дочерние общества предприятия.
Разработаем
Будьте уверены: если какой-то процесс связан с работой с персоналом — мы точно поможем.
любой процесс
Погрузимся в задачу и сделаем под ключ: от написания ТЗ до конечного обучения персонала.
Поделитесь контактами и кратко опишите задачу. Мы свяжемся с вами и начнём готовить техническое задание.
Поделитесь контактами и кратко опишите задачу. Мы свяжемся с вами и начнём готовить техническое задание.
и
автоматизируем
