Как сделать обратную связь эффективной?

Зачастую получение обратной связи — не самый приятный для сотрудника процесс, ведь многим тяжело воспринимать в свой адрес даже конструктивную критику. Неожиданный стресс в виде замечаний по поводу работы может негативно сказаться на продуктивности — в такой ситуации сотрудник не сможет критически воспринять полученную им информацию и ваша обратная связь не принесет желаемого результата.

Уточните, как и когда вашей команде хотелось бы получать фидбэк. Это создаст между вами доверие и избавит от лишнего стресса. Поощряйте желание получить обратную связь — так вы повысите вовлеченность сотрудников и вероятность того, что они прислушаются к вашим комментариям.

Важно, чтобы обратная связь была регулярной — ее необходимо давать минимум один раз в полгода. Некоторые компании внедряют обратную связь в режиме реального времени: в любой момент каждый сотрудник может оставить свои комментарии через специальную форму. Такой фидбэк оказывается конкретнее и актуальнее полугодового — последний скорее нацелен на общее впечатление от работы.

Зачастую обратная связь необходима сразу же после завершения той или иной задачи. В любом случае, не стоит оставлять вашего работника без фидбэка — большинство проблемных моментов из полугодовых отчетов можно избежать благодаря своевременной обратной связи.

Многие люди воспринимают все близко к сердцу или не любят быть в центре внимания, поэтому даже похвала при коллегах может заставить застенчивого сотрудника нервничать. Предложите личную встречу (иногда в неформальной обстановке) или направьте вашу обратную связь в письменном виде.

Иногда, правда, можно похвалить того или иного сотрудника публично. Однако нужно быть осторожным — другие члены команды не должны усомниться в своей компетентности или подумать, что у вас есть любимчик.

Ваши замечания — это ориентир для улучшения будущей работы сотрудника, поэтому они должны быть четкими и понятными. Избегайте общих комментариев вроде «Вам нужно работать лучше» или «В этом месяце я недоволен вашей работой». Такая обратная связь не обозначает конкретные навыки, которые стоит усовершенствовать.

Попробуйте исправиться на: «Я заметил, что в этом месяце вы взяли меньше проектов, чем в прошлом. Давайте вместе пересмотрим вашу нагрузку и найдем решение этой ситуации». Решения с вашей стороны всегда должны сопутствовать фидбэку. Об этом поговорим чуть дальше.

Ошибаться — это нормально! Важно показать сотруднику, что вы понимаете это и готовы вместе с ним искать решения трудных задач. Такой подход не заставит сотрудника воспринять фидбэк в штыки.

Кроме этого, помните: люди вокруг могут быть эмоциональны. Оставьте им пространство для восприятия вашего фидбэка.

Фокусируйтесь на том, что сделал ваш сотрудник в своей зоне ответственности, а не на его личных качествах. Подкрепляйте свои суждения конкретными фактами; поясняйте, каким образом работа конкретного человека влияет на общую эффективность команды. Избегайте оценочных суждений, старайтесь быть объективными.

Покажите сотруднику, что вы в одной лодке. Существует два подхода:

• Вы vs. они: обратная связь как игра с нулевой суммой, где победителем выходит только один — вы и ваша императивная позиция;
• Вы + они vs. проблема: стратегия win-win, когда вы и ваша команда совместно обсуждаете ситуацию и работаете над поиском решения возникшей проблемы.

Последний вариант оптимален. Он обеспечит возможность роста и здоровую атмосферу в коллективе.

Позитивный и негативный фидбэк одинаково важен в процессе управления, и поддержание баланса всегда остается за вами. Главное — оставаться честным, критиковать или хвалить прямо, но с известной осторожностью. Не используйте «метод сэндвича», когда плохая «начинка» обрамляется приятным началом и завершением фидбэка. Такой подход может смутить сотрудника и исказить информацию, которую вы хотите до него донести. Не ходите вокруг да около, сделайте ваше сообщение прозрачным и конкретным.

Одна из основных целей фидбэка — совершенствование работы сотрудника. Предлагая решения, вы показываете, что ваша задача не критиковать, а достичь улучшений в работе. По результатам обратной связи важно определить дальнейшую стратегию решения обнаруженных проблем: составьте план или определите сроки. Хорошо, если сотрудник самостоятельно предложит, как можно улучшить ситуацию. В ином случае не оказывайте давление и предложите свое видение.

Оставьте возможность для диалога, ответьте на все возникающие вопросы, чтобы обратная связь точно достигла своей цели. Сотрудник должен понимать, чего вы от него хотите. После получения фидбэка он должен четко осознавать, на что в будущем ему необходимо обратить особое внимание. Не занимайте положение лектора, продемонстрируйте готовность получить обратную связь от вашего работника в ваш адрес.