Гибкие проекты: какие методики управления можно использовать?

В бизнес-среде очевиден тренд на гибкость: гибкий график работников, гибкие команды и управление. На смену консервативному подходу приходит тотальный agile: в том числе, в управлении проектами. В этом материале рассмотрим, чем гибкие проекты отличаются от обычных и как менеджеру грамотно ими управлять.

Гибкие и консервативные проекты. В чем разница?

Рассмотрим главные отличия на примере четырех составляющих — бизнес-ценность, риск, прозрачность и адаптивность.

1

Бизнес-ценность

При классическом подходе к управлению проектами ценность продукта появляется только в финале. И то, только в том случае, если вы все сделали правильно. При гибком подходе ценность реализуется с каждым шагом. Главная цель традиционного проекта — получить конечный результат. Гибкий подход предусматривает регулярную поставку дополнительной ценности: то есть, на каждом этапе вы создаёте полезные для бизнеса или команды вещи.

2

Риск

Поскольку в классическом подходе вы получаете результат в конце проекта, то на протяжении работы вы не можете снизить неопределенность того, каким выйдет результат: оценит ли его руководство? принесёт ли оно выгоду? окупятся ли затраты? В гибком подходе все риски вы отрабатываете в ходе реализации, получая обратную связь от заказчика, которым может выступать руководитель. По сути, у вас есть возможность на каждом этапе немного изменить направление, чтобы обойти возможные риски. Самый большой риск при реализации любого проекта: ваш заказчик не угадал, и вы создаете продукт, который окажется не актуален. С гибким методом этого можно избежать — начиная с ранних этапов проекта, вы подстраиваетесь под фидбек и показываете, что и как вы создаёте.

3

Прозрачность

С ходом проекта прозрачность растет. В традиционном проекте начало всегда окутано туманом. Но постепенно вы разбираетесь, и проект получает очертания. В гибких подходах все гораздо проще. Так как вы работаете поэтапно, то детально прорабатывать нужно только ближайший горизонт.

4

Адаптивность

Гибкий подход позволяет вам адаптироваться к обстоятельствам и менять какие-то моменты на протяжении всего проекта. По сути, у вас есть только рамки, ограниченные дедлайном и бюджетом: внутри них вы вольны менять и переставлять свои действия так, как считаете нужным. В классическом варианте у вас есть такая возможность только в начале, на этапе планирования. После того, как вы все зафиксируете и утвердите, придётся двигаться строго по утвержденному плану.

1

Бизнес-ценность

При классическом подходе к управлению проектами ценность продукта появляется только в финале. И то, только в том случае, если вы все сделали правильно. При гибком подходе ценность реализуется с каждым шагом. Главная цель традиционного проекта — получить конечный результат. Гибкий подход предусматривает регулярную поставку дополнительной ценности: то есть, на каждом этапе вы создаёте полезные для бизнеса или команды вещи.

2

Риск

Поскольку в классическом подходе вы получаете результат в конце проекта, то на протяжении работы вы не можете снизить неопределенность того, каким выйдет результат: оценит ли его руководство? принесёт ли оно выгоду? окупятся ли затраты? В гибком подходе все риски вы отрабатываете в ходе реализации, получая обратную связь от заказчика, которым может выступать руководитель. По сути, у вас есть возможность на каждом этапе немного изменить направление, чтобы обойти возможные риски. Самый большой риск при реализации любого проекта: ваш заказчик не угадал, и вы создаете продукт, который окажется не актуален. С гибким методом этого можно избежать — начиная с ранних этапов проекта, вы подстраиваетесь под фидбек и показываете, что и как вы создаёте.

3

Прозрачность

С ходом проекта прозрачность растет. В традиционном проекте начало всегда окутано туманом. Но постепенно вы разбираетесь, и проект получает очертания. В гибких подходах все гораздо проще. Так как вы работаете поэтапно, то детально прорабатывать нужно только ближайший горизонт.

4

Адаптивность

Гибкий подход позволяет вам адаптироваться к обстоятельствам и менять какие-то моменты на протяжении всего проекта. По сути, у вас есть только рамки, ограниченные дедлайном и бюджетом: внутри них вы вольны менять и переставлять свои действия так, как считаете нужным. В классическом варианте у вас есть такая возможность только в начале, на этапе планирования. После того, как вы все зафиксируете и утвердите, придётся двигаться строго по утвержденному плану.

После прочтения этих пунктов может сложиться впечатление, что гибкий проект — хаотичный организм, в котором нет места планированию. Но это не так, просто оно происходит иначе. В гибких проектах планирование выполняется постоянно — для каждого отрезка. Вместе с командой вы разбиваете проект на мелкие этапы и продумываете реализацию каждого из них.

На самом деле, для менеджера в таком подходе работы даже больше — вам нужно постоянно держать руку на пульсе, быть в курсе всех шагов и вносить корректировки в планы. Тут вам пригодятся методологии, разработанные и адаптированные специально для гибких проектов.

Фреймворк Scrum

Эту методику менеджеры позаимствовали у IT-шников, так как она идеально подходит для управления гибкими проектами. Этот фреймворк описывает набор правил, на основании которых работают эффективные команды:

Прозрачность

Важные аспекты процесса доступны всем, кто влияет на его результат. Есть единый стандарт, который дает понимание, как идут дела и кто за какие аспекты отвечает. Благодаря этому, у всех имеется одинаковое понимание структуры работы.

Инспекция

Нужно контролировать прогресс на пути к цели в каждом этапе и определять нежелательные отклонения. Важно: такая инспекция не должна быть частой, чтобы не мешать работе команды.

Адаптация

Если вы заметили проблемы, которые тормозят работу, нужно что-то менять. Делать это стоит как можно скорее, чтобы минимизировать отклонения.

Прозрачность

Важные аспекты процесса доступны всем, кто влияет на его результат. Есть единый стандарт, который дает понимание, как идут дела и кто за какие аспекты отвечает. Благодаря этому, у всех имеется одинаковое понимание структуры работы.

Инспекция

Нужно контролировать прогресс на пути к цели в каждом этапе и определять нежелательные отклонения. Важно: такая инспекция не должна быть частой, чтобы не мешать работе команды.

Адаптация

Если вы заметили проблемы, которые тормозят работу, нужно что-то менять. Делать это стоит как можно скорее, чтобы минимизировать отклонения.

Создание модели проекта на основе имеющихся условий. Вся работа разбивается несколько этапов — спринтов, каждый длится от одной до четырех недель.
После планирования команда приступает к работе. Каждое утро во главе с вами, менеджером, все собираются на митинг. Вы смотрите на доску задач и решаете, кто и какими задачами будет заниматься сегодня. Обычно митинг длится не больше 15 минут.
Когда первый этап работы заканчивается, происходит демонстрация проекта заинтересованным сторонам. После этого они дают обратную связь, а вы слушаете фидбэк и вносите необходимые корректировки в бэклог.
Очень важно проводить ретроспективы: это встреча, на которой вы с командой обсуждаете, что вы сделали хорошо на этом этапе, а какие моменты требуют усовершенствования. Ваша задача — зафиксировать недочеты и проследить, чтобы последующая работа была эффективнее.

Создание модели проекта на основе имеющихся условий. Вся работа разбивается несколько этапов — спринтов, каждый длится от одной до четырех недель.
После планирования команда приступает к работе. Каждое утро во главе с вами, менеджером, все собираются на митинг. Вы смотрите на доску задач и решаете, кто и какими задачами будет заниматься сегодня. Обычно митинг длится не больше 15 минут.
Когда первый этап работы заканчивается, происходит демонстрация проекта заинтересованным сторонам. После этого они дают обратную связь, а вы слушаете фидбэк и вносите необходимые корректировки в бэклог.
Очень важно проводить ретроспективы: это встреча, на которой вы с командой обсуждаете, что вы сделали хорошо на этом этапе, а какие моменты требуют усовершенствования. Ваша задача — зафиксировать недочеты и проследить, чтобы последующая работа была эффективнее.

Сами задачи оценивают в стори поинтах (Story Point) — относительной мере объема работы, которую фиксирует сама команда. Можно использовать привычные характеристики — S, M, L — маленькая, средняя и большая задача. Так команда понимает, что за двухнедельный отрезок успевает сделать, например, 15 маленьких задач или 8 маленьких и 4 средних. Относительно этих данных вы сможете установить желаемые результаты, с помощью которых будете составлять графики и контролировать скорость и успешностей выполнения задач.

Концепция MVP

MVP — это минимально жизнеспособный продукт. Он не идеален, но достаточен, чтобы выполнить базовые потребности заказчика.

Всего существует два подхода к выполнению проекта:

Негибкий: вы постепенно создаете продукт, но он становится ценным только на финальном этапе;
Гибкий: на каждом этапе у вас есть ценность. Рассмотрим на примере создания автомобиля. Изначально вы создаёте самый простой скейт, после — самокат, велосипед, мотоцикл и наконец автомобиль. Да, вы не сразу получаете то, что хотели, но зато ваш продукт быстрее принесёт пользу.

Концепция MVP отлично дополняет фреймворк Scrum. Ещё один неочевидный плюс этой концепции — высокая мотивированность и эффективность сотрудников. Маленькие, но достижимые цели работают лучше, чем амбициозные, но абстрактные. Такой подход снижает уровень стресса и риск выгорания, а также даёт дополнительный стимул к работе.

MVP — это минимально жизнеспособный продукт. Он не идеален, но достаточен, чтобы выполнить базовые потребности заказчика.

Всего существует два подхода к выполнению проекта:

Негибкий: вы постепенно создаете продукт, но он становится ценным только на финальном этапе;
Гибкий: на каждом этапе у вас есть ценность. Рассмотрим на примере создания автомобиля. Изначально вы создаёте самый простой скейт, после — самокат, велосипед, мотоцикл и наконец автомобиль. Да, вы не сразу получаете то, что хотели, но зато ваш продукт быстрее принесёт пользу.

Концепция MVP отлично дополняет фреймворк Scrum. Ещё один неочевидный плюс этой концепции — высокая мотивированность и эффективность сотрудников. Маленькие, но достижимые цели работают лучше, чем амбициозные, но абстрактные. Такой подход снижает уровень стресса и риск выгорания, а также даёт дополнительный стимул к работе.

И еще немного о том, почему гибкие проекты — это классно

Самое главное преимущество управления проектами по Agile — быстрое выявление неправильных подходов в разработке и управлении, а также возможность без промедлений принимать необходимые решения и меняться. Благодаря тесному сотрудничеству бизнес-групп и технических групп, разные специалисты лучше слышат друг друга и находят оптимальные средства для достижения поставленных целей.

И еще немного о том, почему гибкие проекты — это классно

Самое главное преимущество управления проектами по Agile — быстрое выявление неправильных подходов в разработке и управлении, а также возможность без промедлений принимать необходимые решения и меняться. Благодаря тесному сотрудничеству бизнес-групп и технических групп, разные специалисты лучше слышат друг друга и находят оптимальные средства для достижения поставленных целей.

Разработаем

Будьте уверены: если какой-то процесс связан с работой с персоналом — мы точно поможем.

любой процесс

Погрузимся в задачу и сделаем под ключ: от написания ТЗ до конечного обучения персонала.

Поделитесь контактами и кратко опишите задачу. Мы свяжемся с вами и начнём готовить техническое задание.

и

автоматизируем